Privacybeleid

MyIceGuide ("wij", "ons" of "onze") beheert het MyIceGuide-platform op myiceguide.com, een beveiligd digitaal kluis- en samenwerkingsplatform dat kluiseigenaren in Nederland en België helpt om belangrijke levens- en nalatenschapsinformatie op te slaan, vertrouwde contactpersonen te beheren en samen te werken met goedgekeurde professionals en organisaties.

MyIceGuide is geen wachtwoordmanager, financiële dienst of aanbieder van juridisch advies. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Nederlandse en Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Verwerkingsverantwoordelijke: Anchor Labs, Van Wesembekestraat 113, 3132 XW Vlaardingen, Nederland. KvK: 92264514. BTW: NL004946495B59. Contact: support@myiceguide.com, tel. 085-0607073.

Wanneer u een MyIceGuide-account aanmaakt en gebruikt, kunnen wij het volgende verzamelen en verwerken:

Wij verzamelen bewust geen volledige betaalkaartnummers. Betalingsverwerking, indien ingeschakeld, wordt afgehandeld door onze betaalprovider volgens diens eigen privacybeleid.

• Accountgegevens: e-mailadres, veilig gehasht wachtwoord, abonnements- en factureringsstatus, taalvoorkeur en tijdstempels van registratietoestemming.
• Verificatie- en herstelgegevens: tokens voor e-mailverificatie, tokens voor wachtwoordherstel, instellingen voor tweefactorauthenticatie en eenmalige herstelcodes.
• Kluisinhoud: titels, categorieën, beschrijvingen en versiegeschiedenis van items die u in uw versleutelde kluis opslaat.
• Items in de Digitale Accountkluis: account-URL's, gebruikersnamen, wachtwoorden, herstelcodes en toegangsinstructies die u opslaat.
• Estate Toolkit-gegevens: gestructureerde velden voor nalatenschapsplanning en metadata voor documenten die u registreert.
• Nalatenschapsdocumenten: geüploade bestanden die versleuteld op onze servers worden opgeslagen, plus bestandsnamen, typen en uploadmetadata.
• Gegevens van vertrouwde contactpersonen: namen, e-mailadressen, optionele telefoonnummers, uitnodigingsstatus en activiteit in het portaal.
• Vrijgegeven kluistoegang: tokens en toegangsgebeurtenissen wanneer een kluis na verificatie of Dead Man's Switch aan vertrouwde contactpersonen wordt vrijgegeven.
• Dead Man's Switch-gegevens: inactiviteitsinstellingen, afteltijdstempels, check-in-activiteit, status van bevestiging door tweede contactpersoon en vrijgavegebeurtenissen.
• Beveiligingsgegevens: inloggebeurtenissen, actieve sessierecords, auditlogboeken, kluisgezondheidsscores, voorkeuren voor levenscyclusherinneringen en signalen van verdachte activiteit.
• Feedback en enquêtes: feedbackinzendingen, functieverzoeken, bugrapporten, optionele screenshots, Net Promoter Score (NPS)-antwoorden en antwoorden van beheerders.
• Monitoring en bedrijfsvoering: operationele logboeken, webhookverwerkingsrecords, metadata van geplande taken en servicegezondheidsgebeurtenissen (zonder kluisinhoud).
• Technische gegevens: sessiecookies, serverlogboeken, IP-adressen en user-agent-strings die nodig zijn om de dienst te exploiteren en te beveiligen.
• Professionele profielgegevens: naam, professionele titel, e-mail, onboardingstatus, beveiligingsinstellingen en activiteit van het professionele account.
• Gegevens van professionele organisaties: organisatienaam, lidmaatschap, rollen, teamtoewijzingen en interne samenwerkingsrecords.
• KVK-verificatiegegevens: KVK-nummers, geregistreerde bedrijfsnamen, adressen en verificatiestatus die zijn ingediend of opgehaald voor organisatie-identiteitscontroles.
• Samenwerkingsgegevens: cliëntuitnodigingen, professionele uitnodigingen, goedgekeurde toegangsrechten, documentverzoeken, geüploade documenten, beveiligde berichten, cliëntdossiers, taken, notities en workflows zichtbaar binnen verleende toegang.
• Activiteits- en tijdlijngegevens: gebeurtenissen met betrekking tot kluisgebruik, professionele samenwerking, organisatiehandelingen en beveiligingsrelevante toegangswijzigingen.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om:

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij gebruiken de inhoud van uw kluis niet voor advertentieprofilering.

• Uw account aan te maken en te beheren.
• Verificatie-e-mails en essentiële serviceberichten te versturen.
• Versleutelde opslag te bieden van uw kluisinhoud en gegevens van vertrouwde contactpersonen.
• Uw sessie te verifiëren en uw account te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
• Uw abonnement te verwerken en klantenondersteuning te bieden.
• Feedback, functieverzoeken, bugrapporten en tevredenheidsenquêtes te verwerken.
• Dead Man's Switch-, vertrouwde contactpersonen- en kluisvrijgaveworkflows te exploiteren.
• De beveiliging te handhaven, misbruik te voorkomen en de betrouwbaarheid van het platform te verbeteren.
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Samenwerking op basis van toestemming mogelijk te maken tussen kluiseigenaren, professionals en organisaties.
• Cliënt- en professionele uitnodigingen, documentverzoeken, uploads en beveiligde berichten te verwerken.
• Organisatie-identiteit te verifiëren via KVK of handmatige controle.
• Auditrecords bij te houden van toegangswijzigingen, samenwerkingsactiviteit en beveiligingsgebeurtenissen.

Wanneer u zich registreert, sturen wij een verificatielink naar uw e-mailadres. De link bevat een unieke token die na 24 uur verloopt. Wij slaan de token tijdelijk op om uw e-mailadres te valideren voordat wij uw account activeren.

Na succesvolle verificatie wordt de token verwijderd. Als de verificatie mislukt of de link verloopt, kunt u een nieuwe verificatie-e-mail aanvragen via de pagina voor opnieuw verzenden.

Beschrijvingen van kluisitems en gevoelige begeleidende inhoud worden versleuteld op onze servers opgeslagen. Versleuteling helpt uw informatie te beschermen als opslagsystemen zonder toestemming worden benaderd.

U bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en geschiktheid van de informatie die u opslaat. MyIceGuide controleert de correctheid van kluisitems niet en geeft geen juridisch, financieel of noodhulpadvies op basis van opgeslagen inhoud.

Wanneer u Digitale Account-items opslaat, verwerken wij account-URL's, gebruikersnamen, wachtwoorden, herstelcodes en toegangsinstructies die u invoert.

Doel: deze informatie voor u versleutelen, opslaan en tonen, en voor vertrouwde contactpersonen wanneer uw kluis volgens uw instellingen wordt vrijgegeven. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst. Bewaartermijn: totdat u het item verwijdert, uw account verwijdert of uw goedgekeurde verwijderingsverzoek is afgerond.

De Estate Toolkit slaat gestructureerde nalatenschapsinformatie op. Geüploade nalatenschapsdocumenten worden versleuteld op onze servers opgeslagen.

Doel: u helpen om nalatenschapsgerelateerde informatie te organiseren en beschikbaar te maken voor vertrouwde contactpersonen wanneer uw kluis wordt vrijgegeven. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst. Bewaartermijn: totdat u het document of de registratiegegevens verwijdert, uw account verwijdert of uw goedgekeurde verwijderingsverzoek is afgerond.

U kunt vertrouwde contactpersonen toevoegen, uitnodigingen versturen en instellen hoe zij toegang tot uw kluis kunnen aanvragen of ontvangen. Wanneer een kluis wordt vrijgegeven, kunnen vertrouwde contactpersonen toegangslinks ontvangen en vrijgegeven inhoud bekijken volgens onze processen.

U mag alleen contactgegevens toevoegen van personen die u daarvoor toestemming hebben gegeven. Doel: functies voor vertrouwde contactpersonen en noodtoegang te exploiteren. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en, waar vereist, toestemming van de contactpersoon. Bewaartermijn: totdat u het contact verwijdert, uw account verwijdert of uw goedgekeurde verwijderingsverzoek is afgerond; toegangslogboeken kunnen langer worden bewaard voor beveiliging en geschilafhandeling.

Functies voor vertrouwde contactpersonen worden verder beschreven in onze Servicevoorwaarden.

Als u Dead Man's Switch inschakelt, verwerken wij inactiviteitsinstellingen, afteltijdstempels, check-in-activiteit, verificatie door een tweede contactpersoon en vrijgavegebeurtenissen.

Doel: langdurige inactiviteit detecteren en uw vooraf geconfigureerde vrijgaveworkflow starten. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst. Bewaartermijn: totdat u de functie uitschakelt, uw account verwijdert of uw goedgekeurde verwijderingsverzoek is afgerond; auditrecords met betrekking tot vrijgave kunnen worden bewaard voor beveiliging en wettelijke doeleinden.

MyIceGuide ondersteunt professionele gebruikers die uitsluitend met expliciete goedkeuring met kluiseigenaren werken. Professionals en organisaties krijgen alleen toegang na expliciete goedkeuring door de kluiseigenaar. De kluiseigenaar blijft bepalen wie toegang heeft tot zijn of haar informatie.

Wanneer u MyIceGuide als professional gebruikt, een professionele uitnodiging accepteert of als kluiseigenaar met een professional samenwerkt, kunnen wij het volgende verwerken:

• Professionele profiel- en accountgegevens.
• Uitnodigingen die tussen kluiseigenaren en professionals worden verzonden of ontvangen.
• Toegangsrechten die door de kluiseigenaar zijn verleend, gewijzigd of ingetrokken.
• Cliëntdossiers, tijdlijnitems en activiteit zichtbaar binnen goedgekeurde toegang.
• Documentverzoeken, geüploade documenten en bijbehorende statusinformatie.
• Beveiligde berichten tussen kluiseigenaren en professionals.

Doel: samenwerking door professionals op basis van toestemming mogelijk maken. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en, waar vereist, toestemming van de kluiseigenaar. Bewaartermijn: totdat toegang wordt ingetrokken, gerelateerde inhoud wordt verwijderd, uw account wordt verwijderd of zoals beschreven in de sectie Bewaartermijnen.

Organisaties zoals notariskantoren, uitvaartorganisaties en adviespraktijken kunnen zich registreren op MyIceGuide. Organisatieverificatie kan KVK-registergegevens of handmatige controle gebruiken om de identiteit van de organisatie te bevestigen.

KVK-gegevens kunnen worden gebruikt om organisaties te verifiëren. Verificatie bevestigt uitsluitend de identiteit van de organisatie en geeft geen toegang tot enige cliëntkluis. Organisaties krijgen geen automatische toegang tot kluisgegevens.

Wij kunnen organisatie-lidmaatschap, rollen, verificatieverzoeken, verificatie-uitkomsten, interne notities, taken, toewijzingen en organisatie-auditrecords verwerken.

Doel: organisatieaccounts beheren, identiteit bevestigen en interne teamsamenwerking ondersteunen. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van identiteitsmisbruik en misbruik. Bewaartermijn: totdat het organisatieaccount of gerelateerde records worden verwijderd, of zoals beschreven in de sectie Bewaartermijnen.

Kluiseigenaren kunnen professionals uitnodigen, professionele uitnodigingen accepteren, documentverzoeken verzenden of ontvangen, documenten uploaden, berichten uitwisselen en cliëntdossiers beheren volgens de rechten die zij goedkeuren.

Toegang kan op elk moment door de kluiseigenaar worden ingetrokken. Wij registreren toegangswijzigingen en relevante samenwerkingsactiviteit voor beveiliging, ondersteuning en geschilafhandeling.

Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de account- en platformgegevens die in dit beleid zijn beschreven. Dienstverleners die ons helpen met hosting, e-mail, facturering of analyse treden waar vereist door de AVG op als verwerker.

Wij registreren inloggebeurtenissen, actieve sessies, beveiligingsinstellingen (zoals tweefactorauthenticatie), auditlogboeken, kluisgezondheidsscores, voorkeuren voor levenscyclusherinneringen en signalen van verdachte activiteit.

Doel: u authenticeren, uw account beschermen, misbruik detecteren en beveiligingsinzicht bieden in Trust Center. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang bij platformbeveiliging. Bewaartermijn: sessierecords verlopen doorgaans na zeven dagen of bij intrekking; inlog- en auditlogboeken worden over het algemeen tot 24 maanden bewaard, tenzij een langere periode vereist is voor beveiligingsonderzoeken of wettelijke verplichtingen.

U kunt feedback, functieverzoeken, bugrapporten, optionele screenshots en Net Promoter Score (NPS)-antwoorden indienen. Geautoriseerde beheerders kunnen inzendingen beoordelen en eenrichtingsantwoorden versturen voor productverbetering en klantenondersteuning.

Doel: MyIceGuide verbeteren en op uw meldingen reageren. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij productontwikkeling en klantenondersteuning, en uitvoering van een overeenkomst wanneer feedback betrekking heeft op uw account. Bewaartermijn: doorgaans totdat uw account wordt verwijderd of tot 24 maanden na indiening, afhankelijk van wat eerder is, tenzij bewaren vereist is om een lopende ondersteuningskwestie af te handelen.

Wij onderhouden operationele logboeken voor hosting, webhookverwerking (bijvoorbeeld Stripe-factureringsgebeurtenissen), uitvoering van geplande taken, e-mailbezorging en interne monitoring. Deze logboeken bevatten geen ontsleutelde kluisinhoud.

Doel: de dienst exploiteren, beveiligen en problemen oplossen. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichting waar van toepassing. Bewaartermijn: over het algemeen tot 12 maanden, tenzij langer nodig voor incidentonderzoek of naleving van de wet.

MyIceGuide gebruikt essentiële cookies voor veilige accounttoegang, inlogsessies, sessies in het portaal voor vertrouwde contactpersonen en platformbeveiliging. Deze cookies zijn nodig om de dienst te laten werken en worden niet gebruikt voor advertenties van derden.

Met uw toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 (GA4) om te begrijpen hoe de website en app worden gebruikt — bijvoorbeeld paginaweergaven en belangrijke stappen zoals registratie of het afronden van een abonnement. GA4-cookies worden alleen geplaatst nadat u analyse inschakelt in de cookiebanner of op onze pagina Cookie-instellingen (/cookie-settings). Wij gebruiken Google Consent Mode v2: analyseopslag blijft geweigerd totdat u toestemming geeft. Analyse is uitgeschakeld totdat u toestemming geeft.

Wij gebruiken geen marketing- of advertentiecookies. U kunt uw analysetoestemming op elk moment bekijken, inschakelen of intrekken in Cookie-instellingen. Het intrekken van toestemming voorkomt dat GA4 op toekomstige paginaweergaven wordt geladen.

U kunt cookies beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Het verwijderen van essentiële cookies kan ertoe leiden dat u wordt uitgelogd of geen veilige toegang meer heeft tot uw account.

Voor een volledig overzicht van cookies, categorieën en bewaartermijnen, zie ons Cookiebeleid.

Afhankelijk van de activiteit steunen wij op een of meer van de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst — om de dienst te leveren waarvoor u een abonnement heeft, inclusief kluisopslag, vertrouwde contactpersonen, professionele samenwerking, facturering en accountfuncties.
• Gerechtvaardigd belang — om het platform te beveiligen, fraude te voorkomen, de betrouwbaarheid te verbeteren en geaggregeerd gebruik van de dienst te analyseren, afgewogen tegen uw rechten.
• Wettelijke verplichting — wanneer wij gegevens moeten bewaren of openbaar maken op grond van toepasselijk recht.
• Toestemming — wanneer vereist, bijvoorbeeld voor analysecookies (Google Analytics 4), en wanneer u de Servicevoorwaarden en het Privacybeleid bij registratie accepteert.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de in dit beleid beschreven doeleinden:

Wanneer u accountverwijdering aanvraagt in Privacy Center, maken wij een verwijderingsverzoek aan ter beoordeling door een beheerder. Na goedkeuring voert een beheerder permanente accountvernietiging uit via het beheerpaneel. Records van verwijderingsverzoeken kunnen worden bewaard als bewijs van verwerking.

Verificatie- en wachtwoordhersteltokens worden verwijderd na gebruik of verloop. Sessierecords verlopen doorgaans na zeven dagen of bij intrekking.

• Accounts en abonnementsrecords — zolang uw account actief is en gedurende een redelijke periode na opzegging voor facturering, belasting en geschilafhandeling.
• Kluisitems, digitale account-items en Estate Toolkit-gegevens — totdat u ze verwijdert of uw account wordt verwijderd.
• Nalatenschapsdocumentbestanden — totdat u het document verwijdert of uw account wordt verwijderd.
• Overlijdensakten die voor toegangsverzoeken zijn ingediend — versleuteld opgeslagen; bewaard tijdens het beoordelings- en vrijgaveproces en daarna verwijderd wanneer uw account wordt vernietigd of volgens wettelijke vereisten.
• Auditlogboeken en inloggeschiedenis — over het algemeen tot 24 maanden voor beveiligingsmonitoring.
• Feedback, screenshots en NPS-antwoorden — doorgaans tot accountverwijdering of tot 24 maanden na indiening.
• Monitoring- en operationele logboeken — over het algemeen tot 12 maanden.
• Verwijderingsverzoeken — bewaard als bewijs van AVG-verwerking, doorgaans tot 24 maanden na afronding.
• Professionele uitnodigingen en toegangsrechten — totdat ze worden ingetrokken, verwijderd of uw account wordt verwijderd.
• Documentverzoeken, geüploade samenwerkingsdocumenten en beveiligde berichten — totdat ze door een bevoegde gebruiker worden verwijderd, toegang eindigt of uw account wordt verwijderd.
• Organisatienotities, taken en workflows — totdat ze worden verwijderd of de gerelateerde organisatietoegang eindigt.
• Auditgebeurtenissen van professionals en organisaties — over het algemeen tot 24 maanden voor beveiligingsmonitoring, tenzij een langere periode vereist is voor onderzoeken of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met betrouwbare dienstverleners die ons helpen MyIceGuide te exploiteren, zoals:

Deze verwerkers verwerken gegevens uitsluitend volgens onze instructies en, waar de AVG dat vereist, onder passende verwerkersovereenkomsten.

Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC) verwerkt gebruiksgegevens alleen nadat u analysetoestemming heeft gegeven via de cookiebanner of Cookie-instellingen. GA4 gebruikt cookies zoals _ga en _ga_* en ontvangt een meet-ID die is geconfigureerd voor onze property. U kunt analyse op elk moment uitschakelen in Cookie-instellingen.

Wij kunnen gegevens ook openbaar maken wanneer de wet dat vereist, op grond van een rechterlijke uitspraak, of om de rechten, veiligheid en beveiliging van gebruikers en het publiek te beschermen.

• Cloudhosting- en databaseproviders.
• E-mailleveranciers (voor verificatie-, service- en notificatie-e-mails).
• Betalingsverwerkers (Stripe) wanneer facturering is ingeschakeld.
• Google Analytics 4 — website-analyse (alleen op basis van toestemming).

Onze infrastructuur en subverwerkers kunnen zich binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Wanneer gegevens buiten de EER worden doorgestuurd, treffen wij passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige mechanismen zoals de AVG vereist.

Als u zich in de EU/EER bevindt, waaronder Nederland en België, heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Om deze rechten uit te oefenen, gebruikt u Privacy Center in uw account of neemt u contact op via support@myiceguide.com. Wij streven ernaar binnen één maand te reageren, zoals de AVG vereist.

• Inzage — een kopie opvragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren (ook beschikbaar via Exporteren in uw account).
• Rectificatie — correctie vragen van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering — verwijdering van uw gegevens aanvragen via Privacy Center in Trust & Compliance; een beheerder beoordeelt uw verzoek vóór permanente verwijdering.
• Beperking — in bepaalde omstandigheden beperkte verwerking vragen.
• Dataportabiliteit — uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar formaat waar van toepassing.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Intrekken van toestemming — wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, die op elk moment intrekken (bijvoorbeeld analysecookies in Cookie-instellingen).

Wij passen technische en organisatorische maatregelen toe die zijn bedoeld om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteling van kluisinhoud, nalatenschapsdocumenten en feedbackscreenshots, gehashte wachtwoorden, veilige sessiebehandeling en toegangscontroles. Geen enkele online dienst kan absolute beveiliging garanderen; gebruik een sterk, uniek wachtwoord en houd uw inloggegevens vertrouwelijk.

MyIceGuide is bedoeld voor volwassenen. Wij verzamelen bewust geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat wij passende maatregelen kunnen nemen.

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken naarmate MyIceGuide zich ontwikkelt. Wij publiceren de bijgewerkte versie op deze pagina en passen de datum "Laatst bijgewerkt" en het versienummer aan. Wanneer wijzigingen uw rechten wezenlijk beïnvloeden, geven wij aanvullende kennisgeving zoals de wet vereist.

Voor privacyvragen of verzoeken kunt u een e-mail sturen naar support@myiceguide.com of onze contactpagina bezoeken.